Wie kann ich KI in der Arztpraxis nutzen?

KI in der Arztpraxis kann vor allem die Organisation entlasten: Telefon, Terminanfragen, Rezeptwünsche, Post und Dokumentation. Medizinische Entscheidungen trifft sie nicht, und weil Gesundheitsdaten im Spiel sind, gelten besonders strenge Regeln.

Die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) hat dazu eine PraxisWissen-Publikation mit Hinweisen zum KI-Einsatz herausgegeben, aktualisiert im Dezember 2025. Dieser Artikel bleibt bei der Organisation. Systeme zur Diagnose- oder Therapieunterstützung behandelt er nicht.

Einen Überblick über KI in allen Unternehmensbereichen bietet der Artikel Wie kann ich KI im Unternehmen nutzen?.

Wo hilft KI in der Arztpraxis im Alltag?

Die KBV nennt als Beispiele Chatbots, Telefonassistenten und Systeme zur Entscheidungsunterstützung, jeweils für Verwaltung und Versorgung. In der Verwaltung fallen viele gleichartige Anfragen an. Deshalb setzt dieser Artikel dort an.

Ein Beispiel: Montagmorgen, 8 Uhr, die Leitung ist dauerhaft besetzt. Ein KI-Telefonassistent kann Anrufe annehmen, Name, Anliegen und Rückrufnummer abfragen und jede Anfrage als Aufgabe anlegen.

Das Team arbeitet die Liste nach Dringlichkeit ab, statt jeden Anruf live anzunehmen. Die Medizinischen Fachangestellten am Empfang können sich so auf die Patienten vor Ort konzentrieren.

Ein weiteres Beispiel: Eine Patientin bittet über das Kontaktformular um ihr Folgerezept. Das System erkennt das Anliegen, fragt fehlende Angaben ab und legt die Anfrage in der richtigen Liste ab.

Ob und wann das Rezept ausgestellt wird, entscheidet allein die Praxis.

Eine Regel gilt immer: Klingt ein Anliegen nach Notfall, verweist das System sofort auf den Notruf und führt das Gespräch nicht weiter.

Welche Daten darf ein KI-System in der Praxis verarbeiten?

Gesundheitsdaten gehören zu den besonderen Kategorien nach Art. 9 DSGVO. Ihre Verarbeitung ist grundsätzlich untersagt, außer eine Ausnahme greift.

Für Praxen sind 2 Ausnahmen wichtig: die ausdrückliche Einwilligung und die Verarbeitung zur Behandlung durch Fachpersonal, das dem Berufsgeheimnis unterliegt, oder unter dessen Verantwortung. Welche davon trägt, hängt vom konkreten Einsatz ab.

Eine Einwilligung ist laut KBV zum Teil nötig, zum Beispiel bei KI-Systemen, die Gesprächsprotokolle erstellen. Die KBV weist zudem darauf hin, dass die meisten KI-Systeme Cloud-Anwendungen sind, für die besondere Anforderungen gelten.

Jedes System braucht also eine geklärte Rechtsgrundlage, einen Vertrag mit dem Anbieter und eine klare Antwort darauf, wo die Daten verarbeitet werden.

Praktisch heißt das: Lass den Assistenten nur erfassen, was für Rückruf oder Termin nötig ist. Symptome oder Befunde gehören in das Gespräch mit dem Team.

Was bedeutet die Schweigepflicht für KI-Anbieter?

§ 203 StGB stellt das unbefugte Offenbaren von Patientengeheimnissen unter Strafe. Die Vorschrift erlaubt es aber, Geheimnisse gegenüber sonstigen mitwirkenden Personen wie externen Dienstleistern zu offenbaren, soweit das für deren Tätigkeit erforderlich ist.

Entscheidend ist Absatz 4. Offenbart ein Dienstleister unbefugt ein Geheimnis, kann sich auch die Ärztin oder der Arzt strafbar machen, wenn nicht dafür gesorgt wurde, dass der Dienstleister zur Geheimhaltung verpflichtet ist.

Diese Kette reicht bis zu weiteren Personen, die der Anbieter einsetzt.

Ein KI-Anbieter, der Anrufe, Nachrichten oder Protokolle verarbeitet, muss deshalb nachweisbar zur Geheimhaltung verpflichtet werden, in der Regel im Vertrag.

Diese Darstellung beschreibt den Stand der Vorschriften im November 2026 und ersetzt keine Rechtsberatung. Lass Verträge und Datenschutzkonzept im Einzelfall prüfen.

Was verlangen KBV und AI Act beim KI-Einsatz?

Die KBV nennt mehrere Grundsätze. KI dient der Unterstützung und ist kein Ersatz für ärztliche Leistungen. Alle Mitarbeitenden sollen die Betriebsanleitung des Systems kennen, und Patienten sollen über den Einsatz informiert werden.

Dr. Sibylle Steiner aus dem KBV-Vorstand fasst es so zusammen: „KI fällt keine Entscheidungen und sie muss transparent sein.“ Die Verantwortung bleibt bei Ärzten und Psychotherapeuten.

Der EU AI Act ergänzt das. Seit dem 2. August 2026 gilt Art. 50: Anbieter müssen KI-Systeme so gestalten, dass Menschen erfahren, dass sie mit einer KI interagieren, sofern das nicht offensichtlich ist.

Der Hinweis kommt spätestens bei der ersten Interaktion, klar und eindeutig. Achte deshalb bei einem Telefonassistenten darauf, dass die Ansage gleich zu Beginn sagt, dass eine KI am Apparat ist. Das entspricht auch der Forderung der KBV nach Transparenz.

Dazu kommt Art. 4 zur KI-Kompetenz: Auch die Praxis als Betreiberin ergreift Maßnahmen, um die KI-Kompetenz ihres Teams zu unterstützen.

Wie startet eine Praxis in 5 Schritten?

1. Engpass zählen. Erfasse 1 Woche lang Anrufe und Anliegen. So siehst du, ob Telefon, Rezeptanfragen oder Post den größten Block bilden.
2. Datenschutz früh einbinden. Kläre mit deinem Datenschutzbeauftragten Rechtsgrundlage, Auftragsverarbeitung, Serverstandort und die Verpflichtung nach § 203 StGB.
3. Grenzen festlegen. Bestimme, was die KI aufnimmt, was sie nie sagt, etwa medizinische Auskünfte, und wann sie an das Team übergibt.
4. Team schulen, Patienten informieren. Ansage am Telefon, Hinweis auf der Website, kurze Einweisung für alle am Empfang. Die Ansage kann etwa lauten: „Sie sprechen mit dem digitalen Assistenten der Praxis. Für einen Menschen drücken Sie die 0.“
5. 4 Wochen testen, dann messen. Achte auf Erreichbarkeit, Zeit bis zum Rückruf und falsch zugeordnete Anfragen. Vergleiche die Werte mit deiner Zählung aus Schritt 1, bevor du weitere Bereiche wie Post anbindest.

Was ein Telefonassistent und andere KI-Agenten im Detail leisten, beschreiben wir auf einer eigenen Seite. Viele Abläufe ähneln denen im Kundenservice anderer Branchen, nur mit strengerem Datenschutz.

Welche Fragen solltest du einem KI-Anbieter stellen?

Vor dem Vertrag lohnt sich eine kurze Liste. Lass dir jede Antwort schriftlich geben.

1. Wo werden die Daten verarbeitet? Frage nach Serverstandort, Unterauftragnehmern und Speicherdauer von Aufnahmen und Protokollen.
2. Wie ist die Geheimhaltung geregelt? Der Vertrag sollte die Verpflichtung nach § 203 StGB enthalten, auch für weitere Personen, die der Anbieter einsetzt.
3. Wie erfahren Anrufer, dass eine KI spricht? Lass dir die Ansage vorab vorspielen.
4. Was passiert bei einem Notfall? Das System sollte auf den Notruf verweisen und das Gespräch nicht weiterführen.
5. Wie erreichen Anrufer das Team? Prüfe, ob ein Tastendruck oder ein Rückruf zu einem Menschen führt.
6. Wie landet die Anfrage in deinen Systemen? Kläre, ob eine Anbindung an die Praxisverwaltungssoftware möglich ist oder ob jemand Daten abtippen muss.
7. Welche Einweisung bekommt das Team? Die KBV empfiehlt, dass alle Mitarbeitenden die Betriebsanleitung kennen.

Wann lohnt sich KI in der Praxis nicht?

Wenn das Telefon selten klingelt und das Team die Anfragen gut schafft. Dann kann die Einrichtung mehr Zeit kosten, als sie spart.

Schwierig wird es auch, wenn sich das System nicht an die Praxisverwaltungssoftware anbinden lässt und Daten doppelt erfasst werden müssen.

Kann ein Anbieter nicht klar sagen, wo die Daten liegen und wie er zur Verschwiegenheit verpflichtet ist, solltest du ihn nicht beauftragen.

Manche Patienten wollen am Telefon einen Menschen. Plane deshalb immer einen einfachen Weg zum Team ein, etwa per Tastendruck oder Rückruf.

Wie hilft KI nerds beim Einstieg?

KI nerds ist eine externe KI-Abteilung aus Düsseldorf. Sie baut und integriert KI-Systeme für Kundenservice und Backoffice, darunter KI-Telefonie, WhatsApp- und Website-Chatbots sowie Prozessautomatisierung. Einen Überblick nach Branchen findest du unter Branchen.

Wenn du prüfen willst, ob ein Telefonassistent oder eine automatische Anfragensortierung zu deiner Praxis passt, sprich mit uns im kostenlosen Erstgespräch. Antworten auf häufige Fragen stehen vorab in den FAQ.