Wie kann ich KI in der Steuerberatung nutzen?

KI in der Steuerberatung nimmt deiner Kanzlei vor allem Routine ab: Belege auslesen, Mandantenpost sortieren, fehlende Unterlagen anmahnen, Entwürfe vorbereiten. Die fachliche Bewertung und die Haftung bleiben beim Berufsträger, deshalb beginnt jeder sinnvolle Einsatz mit Regeln zu Verschwiegenheit und Prüfung.

Die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) hat 2026 einen eigenen FAQ-Katalog zum KI-Einsatz in Kanzleien veröffentlicht. Hier liest du, wo KI im Kanzleialltag hilft, welche Regeln gelten und wie du in 5 Schritten startest.

Den Überblick über alle Abteilungen findest du im Grundlagenartikel Wie kann ich KI im Unternehmen nutzen?.

Wo hilft KI in der Steuerberatung konkret?

Am meisten bringt KI dort, wo viele gleichartige Vorgänge anfallen und das Ergebnis schnell zu prüfen ist. Das betrifft vor allem die Arbeit vor und nach der eigentlichen Beratung.

Ein Beispiel: Ein Mandant schickt 40 Belege als Fotos per E-Mail. Ein KI-Workflow liest Datum, Betrag und Steuersatz aus, legt alles im richtigen Mandantenordner ab und meldet nur die 3 unklaren Belege an die Sachbearbeitung.

Ein 2. Beispiel betrifft das Postfach. Dort landen täglich Bescheide, Rückfragen und Terminwünsche. Eine KI kann jede Nachricht einem Mandanten und einem Anliegen zuordnen, an die zuständige Person weiterleiten und Schreiben mit Fristen gesondert markieren.

Bei der Recherche ist mehr Vorsicht nötig. Allgemeine Sprachmodelle ohne Zugriff auf Fachdatenbanken gelten für die fachliche Arbeit als hohes Risiko, so eine Haftungsanalyse im Fachdienst IWW vom Dezember 2025. Für Formulierungen taugen sie, für die Anwendung einer Vorschrift auf einen konkreten Fall kaum.

Darf ich Mandantendaten in ein KI-Tool geben?

Ja, aber nur unter Bedingungen. Erhält ein externer KI-Anbieter Zugang zu Mandatsgeheimnissen, musst du § 62a StBerG beachten. Die Datenschutzvorschriften gelten daneben weiter, so § 62a Abs. 8 StBerG.

§ 62a StBerG verlangt unter anderem:

• sorgfältige Auswahl des Dienstleisters,
• einen Vertrag in Textform mit Verpflichtung zur Verschwiegenheit und Belehrung über die strafrechtlichen Folgen,
• Zugang zu Mandatsgeheimnissen nur, soweit die Dienstleistung es erfordert,
• im Ausland einen vergleichbaren Geheimnisschutz,
• die Einwilligung des Mandanten, wenn die Leistung unmittelbar einem einzelnen Mandat dient.

Praktisch heißt das: Verarbeitet ein Tool Daten für genau 1 Mandat, etwa ein individuelles Schreiben, brauchst du nach § 62a Abs. 5 StBerG die Einwilligung dieses Mandanten. Ob eine Regelung im Beratungsvertrag dafür genügt, lass im Einzelfall prüfen.

Werden personenbezogene Daten verarbeitet, kommt in der Regel ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO hinzu. Anonymisierung oder Pseudonymisierung senken das Risiko: Für viele Fragen reicht ein Sachverhalt ohne Namen und Steuernummer.

Hält der Anbieter die Vorgaben nicht ein, musst du die Zusammenarbeit nach § 62a Abs. 2 StBerG unverzüglich beenden.

Zieht der Anbieter weitere Personen heran, muss der Vertrag das regeln. Auch diese Personen werden in Textform zur Verschwiegenheit verpflichtet.

5 Fragen an jeden KI-Anbieter

1. Unterschreibt ihr eine Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 62a StBerG in Textform?
2. Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO?
3. Wo werden die Daten verarbeitet, und besteht dort ein vergleichbarer Geheimnisschutz?
4. Welche weiteren Personen oder Subunternehmer haben Zugriff?
5. Werden eingegebene Daten für andere Zwecke genutzt, etwa zum Training?

Ein privat angelegtes Chat-Konto ohne solche Verträge erfüllt diese Anforderungen kaum. Diese Einordnung gibt den Stand im November 2026 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung. Lass deine Verträge im Einzelfall juristisch prüfen.

Wer haftet, wenn die KI einen Fehler macht?

Der Steuerberater. Spezielle Haftungsregeln für KI gibt es nicht. Es gelten die allgemeinen Regeln: In der Regel liegt ein Geschäftsbesorgungsvertrag vor, gehaftet wird nach §§ 280 ff. BGB. Das erfasst auch Hilfsmittel wie Steuersoftware und damit KI-Systeme.

Daraus folgen 4 Regeln für den Alltag. KI-Ergebnisse werden fachlich geprüft und nie ungeprüft übernommen. Erkannte Fehler, etwa erfundene Fundstellen, werden dokumentiert und unverzüglich behoben.

Für die 2. Regel hilft ein einfaches Protokoll mit Datum, Tool, Fehlerart und Korrektur. Lege dazu fest, wer KI-Ergebnisse freigibt.

Die 3. Regel betrifft die Versicherung: Kläre mit deinem Versicherer, ob die Berufshaftpflicht nach § 67 StBerG den KI-Einsatz abdeckt. Die 4. Regel: Informiere Mandanten vorab offen, am besten über eine klare Regelung im Beratungsvertrag.

Was verlangt der EU AI Act von meiner Kanzlei?

Für typische Kanzleianwendungen wie Chatbot oder Telefonassistent stehen meist 2 Punkte im Vordergrund: KI-Kompetenz im Team und Transparenz gegenüber Menschen, die mit einer KI sprechen.

Art. 4 der KI-Verordnung gilt seit 2. Februar 2025.

Nach der Änderung durch den Digital Omnibus, in Kraft seit 27. Juli 2026, ergreifen Anbieter und Betreiber Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen zu unterstützen. Ein bestimmtes Kompetenzniveau müssen sie nicht garantieren. Für Art. 4 bietet es sich an, Schulungen mit Datum und Inhalt zu dokumentieren.

Art. 50 gilt seit 2. August 2026. Menschen müssen erfahren, dass sie mit einem KI-System interagieren, wenn das nicht offensichtlich ist. Das betrifft etwa einen Telefonassistenten oder einen Chatbot auf der Kanzleiwebsite.

Die Pflicht aus Art. 50 Abs. 1 richtet sich an den Anbieter des Systems. Für die Kanzlei ist ein kurzer Hinweis zu Beginn des Gesprächs trotzdem der saubere Weg, weil Mandanten so von Anfang an wissen, woran sie sind.

Ein Beispiel für den Telefonassistenten: „Guten Tag, Sie sprechen mit dem digitalen Assistenten der Kanzlei. Ich nehme Ihr Anliegen auf und gebe es an das Team weiter.“

Wie starte ich in 5 Schritten?

1. Engpass messen. Notiere 2 Wochen lang, wo das Team Zeit verliert: Belege, Telefon, Nachfassen. Der größte Block wird das 1. Projekt.
2. Regeln festlegen. Halte auf 1 Seite fest, welche Tools erlaubt sind, welche Daten hinein dürfen und wer Ergebnisse freigibt. Ergänzend lohnt sich ein Blick in den FAQ-Katalog der BStBK zum KI-Einsatz in Kanzleien.
3. Verträge prüfen. Für jedes Tool: Vertrag nach § 62a StBerG, Auftragsverarbeitung, Serverstandort, Berufshaftpflicht.
4. Klein pilotieren. Starte mit 1 Prozess und wenigen Mandanten. Miss die Bearbeitungszeit pro Vorgang vorher und nachher.
5. Team schulen. Zeige an echten Beispielen, wo die KI danebenliegt. Wer einmal eine erfundene Fundstelle gesehen hat, prüft genauer.

Ob sich das rechnet, kannst du mit dem Automatisierungsrechner grob abschätzen. Ein Rechenbeispiel mit angenommenen Werten: Spart ein Workflow 2 Minuten pro Beleg und die Kanzlei bearbeitet 1.500 Belege im Monat, sind das 50 Stunden.

Diesen Wert stellst du den laufenden Kosten und dem Prüfaufwand gegenüber. Bleibt nach ehrlicher Rechnung wenig übrig, ist ein anderer Prozess der bessere Start.

Wann lohnt sich KI in der Kanzlei nicht?

Bei kleinen Mengen und bei Aufgaben, die deine Kanzleisoftware schon gut abbildet. Kommt ein Vorgang nur 5 Mal im Monat vor, frisst die Einrichtung den Nutzen meist auf.

Frag vorher bei deinem Softwareanbieter nach, ob eine geplante Funktion den Prozess bald abdeckt. Dann lohnt sich ein eigener Workflow oft nicht.

Vorsicht auch bei Gestaltungsberatung und Einzelfällen mit hohem Risiko. Dort ist der Prüfaufwand so hoch, dass KI kaum Zeit spart.

Liegen Belege in 4 verschiedenen Ablagen, liefert auch die beste KI wirre Ergebnisse. Erst aufräumen, dann automatisieren. Wie das in angrenzenden Bereichen aussieht, zeigen die Artikel zu KI in der Buchhaltung und KI im Backoffice.

Wie KI nerds dich dabei unterstützt

KI nerds ist eine externe KI-Abteilung aus Düsseldorf. Wir bauen und integrieren KI-Systeme für Kundenservice und Backoffice, etwa KI-Telefonie, Website-Chatbots oder automatisierte Workflows im CRM. Beispiele aus verschiedenen Bereichen findest du bei den Anwendungsfällen.

Wenn du klären willst, welcher Ablauf in deiner Kanzlei zuerst dran ist, buche ein kostenloses Erstgespräch. Dort schauen wir gemeinsam auf deine Prozesse.