KI Prozessautomatisierung: Abläufe, die im Hintergrund laufen
KI Prozessautomatisierung heißt: nicht nur einzelne Schritte werden automatisiert, sondern ganze Abläufe. Anfrage rein, Antwort raus, Daten im CRM aktualisiert, Aufgabe erledigt. Ohne dass jemand jeden Schritt anstoßen muss. Als KI-Architekten bauen wir diese durchgehenden Systeme mit Go-live meist innerhalb von 14 Tagen.
- End-to-End-Abläufe statt Einzelschritte
- Saubere Anbindung an CRM, E-Mail und Kalender
- Go-live typischerweise in 14 Tagen
- Laufende Betreuung nach dem Start
30 Minuten · kostenlos · unverbindlich · klare Einschätzung
14 Tage
bis zum ersten laufenden Prozess
DSGVO
im Aufbau berücksichtigt
EU-Hosting
wo sinnvoll und gewünscht
Wo Prozesse heute oft brechen
Einzelne Schritte sind digital, aber die Übergänge dazwischen sind es nicht.
Medienbrüche zwischen Tools
Eine Anfrage landet im Postfach, wird dann manuell ins CRM übertragen.
Keine klare Übergabe
Niemand weiß genau, wann ein Vorgang an die nächste Person übergeben werden muss.
Fehlende Nachverfolgung
Anfragen bleiben liegen, weil niemand den Überblick über den Status behält.
Doppelte Dateneingabe
Dieselben Informationen werden in mehreren Systemen von Hand erfasst.
Unser Ansatz
Wir denken in kompletten Prozessen statt in Einzeltools.
Prozess Ende zu Ende betrachten
Wir analysieren den gesamten Ablauf von der ersten Anfrage bis zum Abschluss.
Klare Übergaben definieren
Wir legen fest, wann ein System automatisch weiterarbeitet und wann ein Mensch entscheidet.
System aufbauen und betreuen
Wir setzen den Prozess technisch um und passen ihn laufend an.
Was an KI Prozessautomatisierung wirklich zählt
Wir denken in kompletten Prozessen statt in Einzeltools. Wir analysieren, wo dein Team Zeit verliert, und bauen Systeme, die diese Arbeit Schritt für Schritt übernehmen.
- End-to-End-Abläufe statt Einzelschritte
- Klare Übergaben zwischen Tools
- Automatische Auswertung von Anfragen
- Automatische Vorbereitung von Angeboten
- Saubere Datenflüsse
- Laufende Optimierung
Typische Beispiele
Eingehende Anfragen werden klassifiziert, beantwortet, im CRM erfasst und ans richtige Team weitergegeben. Komplett automatisch.
Wo der Unterschied zu Einzelautomatisierung liegt
Eine Einzelautomatisierung löst einen Schritt. Eine Prozessautomatisierung verbindet mehrere Schritte so, dass am Ende ein vollständiger Vorgang ohne manuelle Zwischenschritte abgeschlossen ist.
Was konkret entsteht
Durchgehender Prozessablauf
Von der ersten Anfrage bis zum Abschluss dokumentiert und automatisiert.
Klare Eskalationsregeln
Festgelegt, wann ein Vorgang an einen Menschen geht.
Verbundene Systeme
CRM, E-Mail, Kalender und weitere Tools arbeiten zusammen.
Laufendes Monitoring
Du siehst, wo Vorgänge im Prozess gerade stehen.
Konkrete Anwendungsfälle
Anfragebearbeitung
Anfragen werden klassifiziert, beantwortet und im CRM erfasst.
Angebotsprozess
Vom ersten Kontakt bis zum fertigen Angebot läuft der Prozess automatisch.
Onboarding neuer Kunden
Unterlagen, Zugänge und erste Termine werden automatisch vorbereitet.
Vorher und nachher
Vorher
- Anfragen wandern manuell von Tool zu Tool
- Übergaben zwischen Teams passieren per Zuruf
- Status eines Vorgangs ist unklar
- Fehler entstehen durch doppelte Eingabe
Nachher
- Anfragen fließen automatisch durch den ganzen Prozess
- Übergaben laufen nach klaren Regeln automatisch
- Der Status jedes Vorgangs ist jederzeit sichtbar
- Daten werden nur einmal erfasst und überall genutzt
So läuft die Umsetzung
- 1
Prozessaufnahme
Wir zeichnen den gesamten Ablauf mit allen Beteiligten auf.
- 2
Konzeption
Wir legen fest, welche Schritte automatisiert werden und wo Menschen entscheiden.
- 3
Aufbau
Wir verbinden die nötigen Systeme und bauen die Automatisierung.
- 4
Test und Go-live
Wir testen mit echten Fällen und schalten den Prozess scharf.
- 5
Betreuung
Wir überwachen den Prozess und passen ihn bei Bedarf an.
Anbindung an deine Systeme
Häufige Fragen
Wie unterscheidet sich das von normaler Automatisierung?+
Klassische Automatisierung folgt festen Regeln für Einzelschritte. KI Prozessautomatisierung verbindet ganze Abläufe und kann Inhalte verstehen, einsortieren und Antworten formulieren.
Welche Tools nutzt ihr?+
Wir nutzen unter anderem n8n, um deine bestehenden Tools sauber zu verbinden, ergänzt um passende KI-Bausteine für Verständnis und Entscheidung.
Wie startet man am besten?+
Im Erstgespräch identifizieren wir den Ablauf mit dem größten Hebel und beginnen dort mit dem Aufbau.
Wie lange dauert die Umsetzung?+
Ein erster durchgehender Prozess läuft häufig innerhalb von 14 Tagen produktiv.
Was passiert bei Ausnahmefällen?+
Wir legen klare Regeln fest, wann ein Vorgang automatisch weiterläuft und wann er an einen Menschen übergeben wird.
Ist das mit unserem CRM kompatibel?+
In der Regel ja. Wir binden gängige CRM-Systeme wie HubSpot, Pipedrive oder Salesforce an.
Bereit herauszufinden, was KI bei dir wirklich übernehmen kann?
Im kostenlosen Erstgespräch prüfen wir gemeinsam die nächsten sinnvollen Schritte.