KI für Hausverwaltung: weniger Anrufe, mehr Struktur
Hausverwaltungen sind Kommunikationsmaschinen: Anfragen von Mietern und Eigentümern, Schadensmeldungen, Handwerker-Koordination, Fristen. Wir bauen KI-Systeme, die diese Kommunikation strukturieren, dokumentieren und einen Großteil automatisch abwickeln, ohne dass ihr Personal aufstockt.
- Mieter- und Eigentümeranfragen rund um die Uhr beantworten
- Schadensmeldungen automatisch aufnehmen und weiterleiten
- Fristen und Wiedervorlagen zuverlässig im Blick behalten
- Integration in Karthago, Domus, Immoware und Co.
30 Minuten · kostenlos · unverbindlich · klare Einschätzung
14 Tage
bis zum ersten produktiven System
24/7
Erreichbarkeit für Mieter und Eigentümer
EU-Hosting
für alle Mieter- und Eigentümerdaten
DSGVO
konforme Verarbeitung nach klaren Prozessen
Der Alltag in der Hausverwaltung
Die meisten Kanzleien und Verwaltungen kämpfen mit denselben Engpässen.
Ständig klingelndes Telefon
Dieselben Fragen zu Nebenkosten, Terminen und Zuständigkeiten binden täglich mehrere Stunden Mitarbeiterzeit.
Schadensmeldungen versanden
Meldungen kommen per Mail, Telefon oder Zettel rein und werden unterschiedlich dokumentiert, das erschwert die Nachverfolgung.
Handwerkerkoordination frisst Zeit
Termine mit Handwerkern manuell abzustimmen und an Mieter zu kommunizieren, kostet viele Telefonate hin und her.
Fristen werden knapp
WEG-Fristen, Vertragsverlängerungen und Wiedervorlagen laufen über Excel-Listen oder Gedächtnis statt über ein System.
Wissen sitzt im Kopf einzelner Mitarbeiter
Bei Urlaub oder Krankheit fehlt der Überblick über laufende Vorgänge und offene Anfragen.
Unser Ansatz für Hausverwaltungen
Wir bauen keine Software von Grund auf, sondern ergänzen eure bestehende Umgebung um KI-Systeme, die sofort wirken.
Analyse eurer Anfragen
Wir schauen uns eure häufigsten Anfragetypen an und legen fest, was die KI zuerst übernimmt.
Anbindung an eure Software
Wir docken über Schnittstellen oder Exporte an Karthago, Domus, Immoware oder iX-Haus an.
Schrittweiser Rollout
Wir starten mit einem klar abgegrenzten Prozess und bauen danach kontinuierlich aus.
Wo KI in der Hausverwaltung wirkt
Die größten Zeitfresser sind wiederkehrende Anfragen: Wo ist meine Nebenkostenabrechnung? Wann kommt der Handwerker? Warum ist die Heizung aus? KI beantwortet diese Fragen strukturiert und dokumentiert alles automatisch in eurer Software.
- Mieter- und Eigentümeranfragen 24/7
- Schadensmeldungen aufnehmen und qualifizieren
- Handwerkerkoordination automatisch
- Fristen- und Wiedervorlagemanagement
- Standardauskünfte zu WEG und Mietrecht
- Interne Wissensdatenbank für Mitarbeiter
Integration in Verwaltungssoftware
Wir arbeiten mit gängiger Software wie Karthago, Domus, Immoware, iX-Haus und Co. Die KI ergänzt eure Umgebung, ohne dass ihr das System wechseln müsst. Bestehende Objekt- und Vertragsdaten bleiben Grundlage aller Prozesse.
Notfall-Triage außerhalb der Bürozeiten
KI-Telefonassistent unterscheidet zwischen Notfall und Standardanfrage: echter Wasserrohrbruch wird sofort eskaliert, allgemeine Rückfragen werden dokumentiert und am nächsten Werktag bearbeitet. So sinkt die Belastung im Team, ohne dass Mieter im Stich gelassen werden.
Fristen und WEG-Prozesse zuverlässig steuern
Ob Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung oder Vertragsfristen: KI überwacht Termine, erinnert rechtzeitig und bereitet Standardschreiben vor, sodass nichts mehr im Alltag untergeht.
Was konkret entsteht
Am Ende eines Projekts steht kein loses Konzept, sondern ein funktionierendes System.
KI-Telefonassistent
Nimmt Anrufe entgegen, qualifiziert und leitet weiter oder beantwortet direkt.
Anfragen-Chatbot für die Website
Beantwortet Standardfragen von Mietern und Eigentümern automatisch.
Schadensmeldungs-Workflow
Erfasst Meldungen strukturiert und koordiniert Handwerkertermine automatisch.
Fristen-Dashboard
Zeigt anstehende Fristen und Wiedervorlagen übersichtlich für das ganze Team.
Konkrete Anwendungsfälle
Beispiele aus dem Verwaltungsalltag, die sich direkt automatisieren lassen.
Nebenkostenabrechnung
Mieter fragt nach Abrechnung, KI prüft Status und schickt Dokument oder Zwischenbescheid.
Heizungsausfall im Winter
Anruf wird als Notfall erkannt, sofort an Bereitschaftsdienst weitergeleitet, Meldung dokumentiert.
Vertragsverlängerung WEG-Verwaltervertrag
KI erinnert rechtzeitig vor Ablauf und bereitet den Schriftverkehr vor.
Vorher und nachher
Vorher
- Telefon klingelt ständig mit denselben Fragen
- Schadensmeldungen auf Zetteln und in E-Mails verstreut
- Fristen werden über Excel-Listen verwaltet
- Notfälle und Standardfälle landen gleich im Postfach
Nachher
- KI beantwortet Standardanfragen direkt und rund um die Uhr
- Schadensmeldungen laufen strukturiert in ein System
- Fristen werden automatisch überwacht und erinnert
- Notfälle werden sofort erkannt und eskaliert
So läuft die Umsetzung
Von der ersten Analyse bis zum laufenden Betrieb.
- 1
Erstgespräch und Bestandsaufnahme
Wir analysieren eure häufigsten Anfragetypen und Prozesse.
- 2
Konzept und Priorisierung
Wir legen fest, welcher Prozess zuerst automatisiert wird.
- 3
Umsetzung und Anbindung
Wir bauen das System und binden es an eure Software an.
- 4
Go-live
Das System geht typischerweise nach 14 Tagen live.
- 5
Betreuung und Ausbau
Wir betreuen den Betrieb und erweitern das System schrittweise.
Anbindung an deine Systeme
Wir docken an eure bestehende Verwaltungssoftware an.
Warum KI nerds
Wir sind KI-Architekten aus Düsseldorf, spezialisiert auf Automatisierung für den Mittelstand im DACH-Raum. Wir bauen keine Prototypen, sondern Systeme, die im Alltag laufen und betreut werden.
- EU-Hosting und DSGVO-konforme Verarbeitung
- Anbindung an gängige Hausverwaltungssoftware
- Go-live typischerweise in 14 Tagen
- Laufende Betreuung statt einmaligem Projekt
Häufige Fragen
Können auch WEG-Verwaltungen KI einsetzen?+
Ja. Gerade dort ist Kommunikation mit Eigentümern der größte Zeitfresser, dafür ist KI ideal.
Funktioniert das mit Karthago, Domus oder Immoware?+
Ja. Wir docken über Schnittstellen und Exporte an gängige Hausverwaltungssoftware an.
Was passiert bei Notfällen außerhalb der Bürozeiten?+
KI-Telefonassistent triagiert Anrufe: Notfälle werden sofort weitergeleitet, Standardfälle qualifiziert und dokumentiert.
Wie geht ihr mit Mieter- und Eigentümerdaten um?+
EU-Hosting, DSGVO-konforme Verarbeitung, keine Trainingsnutzung durch Dritte.
Wie lange dauert die Einführung?+
Ein erstes System geht bei uns typischerweise in 14 Tagen live, danach bauen wir schrittweise aus.
Was passiert mit Bestandsprozessen und Vorlagen?+
Wir übernehmen eure bestehenden Textbausteine, Formulare und Abläufe und bilden sie in der KI ab, statt sie neu zu erfinden.
Brauchen wir eigenes IT-Personal für den Betrieb?+
Nein. Wir betreuen Betrieb, Anpassung und Weiterentwicklung, ihr nutzt das System im Alltag.
Bereit herauszufinden, was KI bei dir wirklich übernehmen kann?
Im kostenlosen Erstgespräch prüfen wir gemeinsam die nächsten sinnvollen Schritte.